Thema van de maand: Jaarrekeningen opstellen, vaststellen en deponeren.

Een jaarrekening in XBRL / SBR

De tijd van het deponeren van een jaarrekening in .pdf is voor Nederlandse bedrijven in de categorie klein of middelgroot al even passe. Tegenwoordig wordt een jaarrekening in XBRL / SBR gedeponeerd. Waarom gebeurt dit en wat zijn de voordelen van een jaarrekening in XBRL / SBR? In dit artikelen vertellen we hier meer over.

Wat is XBRL / SBR?

XBRL / SBR (vanaf nu SBR) is een standaardopmaak verenigd in een taxonomie.

In een taxonomie vindt een geordende onderverdeling plaats in groepen en categorieën.

Bij de taxonomie voor de jaarrekening zijn er bijvoorbeeld groepen algemeen, balans, winst-en verliesrekening, ondertekening etc. Iedere groep bestaat weer uit een aantal categorieën, als bijvoorbeeld materiele vaste activa, voorraad en liquide middelen. Iedere categorie wordt weer onderverdeeld in subcategorieën (bij materiele vaste activa bijvoorbeeld de bedrijfsgebouwen en terreinen of de inventaris).

De taxonomie wordt jaarlijks aangevuld (vastgelegd in de Nationale Taxonomie, kort: NT-bestanden). Momenteel is NT15 de nieuwste versie.

Wat zijn de voordelen van SBR?

Het grote voordeel van SBR is dat wanneer iedere onderneming dezelfde taxonomie hanteert, gegevens gemakkelijk ingelezen en gedistribueerd kunnen worden.

Waar een jaarrekening in print niet door een computer gelezen en direct begrepen kan worden, kan informatie die in SBR is opgemaakt gemakkelijk begrepen worden door een veelvoud van computers en systemen. De invoer van bijvoorbeeld de debiteuren en de voorziening dubieus vindt in SBR op een specifiek daarvoor gereserveerde plek plaats, waardoor ieder systeem dat de gegevens vervolgens inleest, gelijk met de data overweg kan. Eenmalige invoer in SBR resulteert dus in een format dat ook door andere partijen als het handelsregister digitaal uitgewisseld en ingelezen kan worden.

  • Het Centraal Bureau voor de Statistiek kan doordat de jaarrekening in SBR aangeleverd wordt, bijvoorbeeld precies zien wat de investeringen in MVA van een bepaalde branche geweest zijn.
  • De bank krijgt middels aanlevering in SBR digitale informatie waarmee direct controles op bijvoorbeeld het voldoen aan de ratio’s berekend kan worden, zonder dat een medewerker van de bank de ratio’s handmatig hoeft te berekenen.

Een ander voordeel is dat SBR fouten voorkomt. Wanneer de grootte van de onderneming bekend is, weet SBR bij de bijbehorende taxonomie van een groot aantal velden (niet allemaal), welke velden verplicht ingevoerd moeten worden. Wanneer de vaststellingsdatum ontbreekt, of de mutatie geldmiddelen op de balans sluit niet met de mutatie geldmiddelen op het kasstroomoverzicht, dan accepteert het handelsregister de jaarrekening in SBR niet. Dit resulteert in een betere kwaliteit en het eerder ontdekken van fouten in de rapportages.

Verplichting SBR te gebruiken

De verplichting om SBR te gebruiken (tot en met categorie middelgroot, categorie groot kan momenteel nog via .pdf deponeren) bij de deponering van de jaarrekening volgt uit artikel 2:394 lid 1 BW in combinatie met het Besluit elektronische deponering handelsregister.

Artikel 394 lid 1 BW

De rechtspersoon is verplicht tot openbaarmaking van de jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling. De openbaarmaking geschiedt door nederlegging van een volledig in de Nederlandse taal gesteld exemplaar of, als dat niet is vervaardigd, een exemplaar in het Frans, Duits of Engels, ten kantore van het handelsregister dat wordt gehouden door de Kamer van Koophandel. Op het exemplaar moet de dag van vaststelling en goedkeuring zijn aangetekend.

Besluit elektronische deponering handelsregister – artikel 2

  1. Een rechtspersoon waarop artikel 395a, eerste lid, of 396, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is, deponeert de bescheiden, bedoeld in artikel 3, langs elektronische weg via SBR, te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2016.
  2. Een rechtspersoon waarop artikel 397, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is, deponeert de bescheiden, bedoeld in artikel 3, langs elektronische weg via SBR, te beginnen met de bescheiden die zien op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2017.